Un error en una nómina puede significar retrasos en el pago, inversión de tiempo para corregir el error y malestar del trabajador, así como reducción de su productividad. Por ese motivo, es importante saber cómo aplicar las dietas en la nómina de tus trabajadores y evitar errores que puedan causar mal ambiente de trabajo y pérdidas de tiempo.
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¿Qué son las dietas?
Cuando un trabajador debe desplazarse, como consecuencia de la actividad que desarrolla para la empresa, genera una serie de gastos como los derivados de la comida el transporte o el alojamiento. Esto es lo que se denominan dietas y no se incluyen dentro del salario puesto que no son una retribución por el trabajo realizado, sino que cubren los gastos derivados de trabajar fuera del lugar habitual.
Regulación de las dietas
La regulación de las dietas deriva del artículo 40.6 del Estatuto de los Trabajadores que establece lo siguientes:
6. Por razones económicas, técnicas, organizativas o de producción, o bien por contrataciones referidas a la actividad empresarial, la empresa podrá efectuar desplazamientos temporales de sus trabajadores que exijan que estos residan en población distinta de la de su domicilio habitual, abonando, además de los salarios, los gastos de viaje y las dietas.
Por otra parte, el artículo 147.2 de la Ley General de la Seguridad Social establece que:
2. Únicamente no se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:
a) Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, cuando utilice medios de transporte público, siempre que el importe de dichos gastos se justifique mediante factura o documento equivalente.
b) Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, no comprendidos en el apartado anterior, así como para gastos normales de manutención y estancia generados en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, en la cuantía y con el alcance previstos en la normativa estatal reguladora del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas.
Finalmente, la Ley del IRFP en el artículo 17.1, regulador de los rendimientos íntegros de trabajo, considera que lo son: los sueldos y salarios, las prestaciones por desempleo, las remuneraciones por gastos de representación y las dietas y asignaciones por gastos de viajes, excepto los de locomoción y los de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que se establezcan reglamentariamente.
¿En qué casos surge el derecho a la dieta?
La dieta en la nómina puede está regulada en el convenio colectivo aplicable o en la normativa interna de la empresa. Por lo tanto, serán estas normas las que determinen si el trabajador tiene derecho a cobrar una dieta. Sin embargo, las empresas pueden mejorar esas condiciones.
Además, para que se devengue la dieta es necesario que el trabajo se realice fuera del centro habitual. El desplazamiento no puede ser definitivo.
¿Son lo mismo las dietas que el plus por transporte o los tickets restaurante?
Las dietas no son lo mismo que el plus por transporte o los tickets restaurante puesto que estos últimos se reciben cuando el trabajador acude a su centro normal de trabajo, sin embargo, las dietas se pagan cuando hay un desplazamiento fuera del lugar habitual de trabajo.
Las dietas en la nómina
En cuanto a la inclusión de las dietas en la nómina debemos tener en cuenta que las dietas son importes que paga la empresa a los empleados para cubrir gastos de desplazamiento, manutención y estancia derivados de viajes laborales, por lo tanto, son cantidades exentas de tributación y de cotización en determinados casos, pero la empresa debe justificar siempre que el desplazamiento es real y el motivo también es real y que no se sobrepasan los límites establecidos por la normativa del IRPF.
Por lo tanto, la empresa que paga las dietas debe acreditar el lugar y el día del desplazamiento, así como la razón de este. En el caso de que los importes por gastos de locomoción, manutención y estancia superen los límites previstos en la normativa, deberán tributar.
Novedad en 2023 sobre los gastos de locomoción
En cuanto a los gastos de locomoción, es decir, aquellos que se generan cuando hay un desplazamiento temporal a un lugar diferente a donde el trabajador realiza su actividad normal, el Reglamento del IRPF establece que se excluirán de gravamen:
- Cuando se utiliza medios de transporte público y el gasto se justifique mediante factura o documento equivalente.
- La cantidad que resulte de computar 0,26 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que estén justificados.
Por otro lado, debemos recordar que la Orden HFP/792/2023 de 12 de julio, revisa la cuantía de las ditas por gastos de locomoción en el IRPF establece que se excluirá la cantidad que resulte de multiplicar 0,26 euros por el número de kilómetros recorridos, si se justifica la realidad del desplazamiento, los gastos de peaje y de aparcamiento.
¿Cómo se justifican y por quién los gastos relativos a las dietas?
Ya hemos visto que es esencial que los gastos relativos a las dietas estén justificados. Serán tanto la empresa como el trabajador quienes deberá aportar la justificación de cada gasto.
La justificación de los gastos se realiza mediante factura o documento correspondiente que deberá contener la fecha y el lugar del servicio que se haya recibido.
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